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有限会社佐藤養殖場様 販売管理システム更新

[平成29年10月納入]

導入の背景

有限会社佐藤養殖場様は、プランクトンが豊富な志摩半島の的矢湾で養殖した「的矢かき」を全国の老舗レストランや有名ホテル、一般消費者へ「産地直送」で販売しています。国内でいち早く、1945年から生でも安心して食べられる「無菌かき」作りの研究に取り組み、薬品などを使わず紫外線で殺菌した海水を利用した浄化法を考案、特許を取得。同社の清浄「的矢かき」は、2001年には三重県地域ブランドの第一号に認定されるなど、美味しさと安全性が認められています。

同社では、これまでオフコンシステムで受発注管理や顧客管理などを行っていましたが、現場では電話やFAXで注文を受け付け、手書きの受注台帳を作成し、黒板に出荷指示を書き込んで処理するなど多くの手作業が発生していました。また、個人向けのネット販売の増加に伴い、通信販売用のパソコンソフトを導入しましたが、オフコンとパソコンとの間でデータ連携ができず、実績集計表や会計書類を作成する際に二重入力が必要となるなど、煩雑な作業とそれによる入力ミスも発生していました。

さらに、長年使い続けてきたオフコンシステムの保守費用がかかるほか、ソフトウェア改修の際にはオフコンの技術者が少ないこともあって費用も時間もかかることが問題視されてきました。佐藤養殖場 代表取締役の佐藤文彦氏は、「長年のオフコンシステムを使用してきた中で浮き彫りになった問題点や課題を解決し、お客様の注文に迅速に確実に対応できる仕組みを整備したいと考えました」と背景を説明します。

導入の経緯

同社では課題解決に向けて、まずは地元の商工会に相談しました。そこで、システムの再構築などに利用できる補助金制度の中から、IT導入補助金制度があることに着目。「FUJITSU Enterprise Application GLOVIA きらら販売」が、この補助金制度の対象となっていたこと、四日市市の東洋電機がIT導入支援事業者になっていたことから導入を検討しました。結局、IT補助金の申請は採択されなかったものの、「GLOVIA きらら販売」の導入を決定しました。佐藤氏は、「導入決定の決め手は、きらら販売の標準機能である外部データ連携や分析の機能でした。これまでデータ連携ができず、手集計での作業に時間を要していましたが、リアルタイム分析機能により、ネット販売のデータから得意先別売上、商品別売上などの分析資料を瞬時に出すことができるようになりました。」それに加え、富士通マーケティングのパ―トナーである東洋電機株式会社の「提案力とサポート力だった」と振り返ります。

「GLOVIA きらら販売」の標準機能と外付け機能で対応可能であることを提案し、実際の導入にあたっては、東洋電機のエンジニアが既存のオフコンシステムによる受注から出荷、売上、請求までの一連の業務フローを細かくヒアリングして見直しました。その過程で、電話やFAXによる注文はオフコンシステムで処理し、ネットからの注文はパソコンで処理するというように、分断されたシステムによる課題の改善を提案。全ての注文を「GLOVIA きらら販売」で一元的に管理できるシステムを構築しました。また、個人顧客向けの請求書を売上データから一覧形式で出力できるように変更したほか、同一顧客から複数注文があった場合、入金済みの分は印字しないといった二重請求を防ぐ仕組みも導入。さらに、売上単価ごとに得意先をグループ分けして管理できる機能も導入して入力ミスをなくすなど、同社の要望を取り入れていきました。

パッケージをカスタマイズせずに導入したことで、今後のメンテナンスやバージョンアップが容易にできるようになりました。

導入の効果

同社では「GLOVIA きらら販売」の導入により、すでにさまざまな効果を実感しているようです。ひとつは、月次集計の迅速化です。従来システムでは、オフコンとパソコンの重複入力が必要になるなど時間がかかっていましたが、それが「締日から短い期間で素早く作成できるようになりました」(佐藤氏)。また、オフコンの保守・運用にかかっていた費用は「従来の約半分になった」(佐藤氏)と大幅に削減できました。

一方、お客様へのサービスといった点でも効果を感じています。売上実績を得意先、依頼主、納品先で絞り込み検索できるようになったことで、お客様からの新規・追加の注文や問い合わせにも素早く対応できるようになりました。これにより「リピーターのお客様の満足度がさらに向上したと感じています」(佐藤氏)。

また、佐藤氏は、事務処理における記載ミスなどの人的ミスが少なくなったこと、事務作業にかかる時間を短縮できたことも効果として感じているようです。「毎年12月の繁忙期には、事務担当者の退社時間も遅くなってしまうことがありました。それが、以前ほどには遅くなることもなくなりました。残業時間は確実に減っています」(佐藤氏)。さらに、以前は手書きだった商品の送り状を運送会社のクラウドサービスを利用して発行できるようにしたことも大きな効果の一つです。問い合わせ番号や届け先などで荷物の状況を確認できるようになりました。「お客様からの『いつ頃届くか』といった問い合わせにもすぐに調べて回答できるようになりました」(佐藤氏)。

将来の展望

今回、「GLOVIA きらら販売」の導入で業務が効率化されたことによる派生的な効果に、佐藤氏は期待しています。「効率化で時間に余裕が生まれた分、お客様からのお問い合わせ対する対応などのレベルアップができればと思います」(佐藤氏)。特に、年間売上の約3割が集中する12月には、「多くの従業員が多忙を極めます。そういったときこそ、お客様への対応には細心の注意が必要です。『GLOVIA きらら販売』で業務が効率化された分、より丁寧な応対を心掛けていきたい」(佐藤氏)とお客様対応の質的向上に期待しています。

さらに、現在も注文状況を手書きの黒板で管理していますが、今後はシステムに入力して現場と事務所で注文データを共有していくような運用を視野に入れています。牡蠣を取り扱う現場では、水分や塩分に強い機器やタッチパネルが必要になりますが、「事務所で電話などで受けた注文を打ち込んで数値を画面に表示して、現場はそれに基づいて作業するといった運用についても今後、検討していきたいと考えています」(佐藤氏)。業者向けの販売から個人顧客、ネット販売と販路を拡大してきた同社。今後は全体の売上データを「GLOVIA きらら販売」で統合管理し、それを経営判断や経営戦略に活かすこともできます。システム活用の展望は、さらに広がりを見せていくでしょう。